Le congé individuel de formation et son financement

Qui peut bénéficier du Congé Individuel de Formation (CIF) et que faut-il savoir sur le financement ? Infirmiers.com vous explique tout !

Le Congé Individuel de Formation (CIF)

Quelques généralités

Le Congé Individuel de Formation (CIF) est régit par le code du travail en particulier l’article L. 933-5 et les articles L. 931-1 à 931-20 réglementant le financement et les modalités du CIF.

Définition

Le Congé Individuel de Formation (CIF) est un droit de s’absenter de son poste de travail pour tous les salariés pendant leur vie professionnelle. Ainsi de sa propre initiative et à titre individuel, le salarié peut suivre des formations, se préparer ou passer un examen indépendamment du plan de formation de l’entreprise.

A quelle entreprise s’adresse le CIF ?

Le congé individuel de formation s’adresse à tous les salariés des entreprises du secteur privé :

• quelle que soit sa forme juridique (société, association, …) ;
• quelle que soit sa branche d’activité ;
• quel que soit son effectif salarial.

Durée d’un CIF

Le congé individuel de formation peut durer :

• soit un an à temps plein ;
• soit 1200 heures à temps partiel.

Il est possible avec l’accord de la région ou de l’Etat de prolonger sa durée. La durée de financement est généralement identique au congé individuel de formation, c'est-à-dire égale à un an ou 1200 heures, si celle-ci est à temps partiel. Néanmoins, la durée du congé peut être augmentée, c’est alors à l’organisme paritaire de prendre la décision de rémunérer le congé en totalité ou partiellement. Mais il ne prendra pas en compte les trois années de la formation infirmière.

Objectifs

Le congé individuel de formation a pour but :

• d’accéder à un niveau de qualification supérieur ;
• de changer de secteur d’activité ou de métier ;
• de perfectionner des connaissances dans le domaine culturel ou social ;
• de se préparer à l’exercice de responsabilités dans une association en tant que bénévole ;
• de préparer ou passer un examen.

Les bénéficiaires du congé individuel de formation

Les salariés en Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Les conditions d’ancienneté

Lorsque le salarié est en contrat à durée indéterminée (CDI), une des conditions suivantes est à respecter :

• soit 24 mois consécutifs ou non dont 12 mois dans l’entreprise ;
• soit 36 mois consécutifs ou non dont 12 mois dans l’entreprise s’il s’agit d’une entreprise artisanale de moins de 10 salariés

Franchise entre les CIF

Il existe un délai entre deux congés individuels de formation que l'on appelle la franchise. Elle est équivalente à 1/12e de la formation et exprimée en mois. Dans le calcul de cette franchise les stages et les autres congés ne sont pas comptabilisés. La franchise dure au minimum de 6 mois et peut aller jusqu’à 6 ans.

Ex : si la formation dure 120 heures donc 120/12 = 10. La franchise sera de 10 mois.

Il n’y a pas de franchise en cas de changement d’entreprise.

Les cas particuliers pouvant bénéficier du CIF

Pour les salariés en Contrat à Durée Déterminée (CDD)

• Conditions d’ancienneté

Le salarié doit justifier de :

• 24 mois d’activité salariée au cours des 5 dernières années peu importe le contrat ;
• 4 mois consécutifs ou non, sous CDD, au cours des 12 derniers mois.

Dans le calcul des 4 mois, les Contrats d'Accompagnement à l'Emploi (CAE) ou Contrat Unique d'Insertion (CUI), les contrats d'apprentissage ou professionnalisation (sauf pour les - de 26 ans), ne sont pas pris en compte.

• Bordereau individuel d’accès à la formation

Le bordereau individuel d’accès à la formation est un document remis au salarié par l’employeur au terme de son contrat de travail. Il permet de connaître les droits du salarié obtenus durant son contrat pour le Congé Individuel de Formation et pour le congé de bilan de compétences.

Il est nécessaire d’y faire indiquer :

• la date de début et fin de contrat ;
• le montant du salaire ;
• l’adresse :
  • soit celle de l’organisme paritaire si l’entreprise est soumise à l’accord interprofessionnel du 5 décembre 2003 ;
  • soit celle de la caisse de recouvrement de la sécurité sociale si l’entreprise n’est pas soumise à cet accord.

• Déroulement de la formation

La formation peut se faire à la suite du contrat de travail et peut débuter jusqu’à 12 mois après la fin de celui-ci. Si le salarié souhaite que la formation commence pendant son contrat de travail, il est nécessaire d’en faire la demande auprès de son employeur afin de mettre en place une autorisation d’absence.

Les contrats de professionnalisation ou d’apprentissage ainsi que les contrats à durée déterminée (CDD) débouchant en contrat à durée indéterminée (CDI) ne rentrent pas dans le calcul des 6 mois nécessaires.

Pour les salariés du travail temporaire

• Conditions nécessaires

La condition d’ancienneté est d’avoir 1600 heures dans le travail temporaire au cours des 18 derniers mois, dont, en plus :

• soit 600 heures dans l’entreprise de travail temporaire où s’effectue la demande de congé individuel de formation.

Le salarié intérimaire peut-être en mission lors de sa demande ou avoir terminé sa mission depuis moins de 3 mois.

• Franchise

La franchise existe sous le même principe que les salariés en contrat à durée indéterminée. Mais, elle dure au minimum 6 mois et maximum 4 ans.

Les formalités à connaître

Avant la formation

Le dossier de demande écrite d’autorisation d’absence doit comprendre l’intitulé, l’activité et la durée du stage, la date d’entrée en formation avec si possible un certificat de scolarité ainsi que le nom de l’organisme réalisant la formation. La demande est à faire avant les résultats du concours. Le dossier doit-être déposé :

• 60 jours avant la formation si celle-ci dure moins de 6 mois ou si elle est à temps partiel,
• 120 jours avant la formation si celle dure plus de 6 mois.

Exception pour les CDD, la demande doit être faite 90 jours avant le début de la formation.

L’employeur est tenu de répondre sous 30 jours suivant la réception de la demande d’autorisation d’absence. En cas d’absence de réponse, à la suite des 30 jours, l’autorisation d’absence est obtenue. Le congé individuel de formation est accordé.
L’autorisation d’absence peut-être accordée, refusée ou reportée.

Refus

Le refus peut-être dû :

• Au stage qui ne répond pas aux critères exigés pour obtenir le congé individuel de formation,
• Au salarié qui ne remplit pas les conditions requises à l’obtention du congé individuel de formation

Report

Le report existe pour une durée maximum de 9 mois et selon les motifs suivants :

• Soit par motif de service c'est-à-dire que l’absence du salarié remettrait en cause la bonne marche de l’entreprise,
• Soit à cause d’un effectif de salarié simultanément absent :
  • Dans une entreprise de moins de 10 salariés : il peut y avoir 2 salariés absents en même temps pour un congé individuel de formation,
  • Dans une entreprise de moins de 200 salariés : il ne faut pas que le nombre d’heures de formation dépassent 2 % du nombre total des heures de travail des salariés effectuées dans l’année,
  • Dans une entreprise de plus de 200 salariés : le pourcentage de salariés absents ne peut pas dépasser 2 % du nombre total des travailleurs.

Si le report est dû à un effectif de salariés simultanément absentes, les congés ensuite seront attribués selon un ordre de priorité qui est :

• en premier, le congé pour un examen
• en second, le congé ayant déjà été reporté,
• en troisième, le congé relatif à des stages interrompus pour des raisons valables (La raison doit être validée auprès du comité d’entreprise ou des délégués du personnel),
• en quatrième, le congé par les salariés ayant le plus d’ancienneté.

Recours possibles

La décision est contestable :

• soit en saisissant les délégués du personnel par le biais d’une réclamation ;
• soit en demandant une conciliation auprès de l’inspecteur du travail ;
• soit en saisissant le conseil des prud’hommes si le désaccord persiste.

Pendant la formation

Au début de la formation

L’organisme formateur doit transmettre au stagiaire :

• le règlement intérieur de l’établissement et le règlement des incidents de stage ;
• les modalités de représentation des stagiaires au sein de l’établissement de formation ;
• le programme ainsi que les horaires de la formation ;
• les conditions pour valider la formation ;
• la liste des formateurs avec leurs titres professionnels.

Durant la formation

Il est important que le salarié :

• respecte le règlement intérieur de la formation ;
• fréquente assidument le stage.

L’absence n’est possible qu’en cas de maladie ou de maternité. Si le salarié n’est pas fréquemment en formation, il peut perdre le bénéficie de son congé individuel de formation. Une attestation mensuelle permettant de prouver la fréquentation du stage est remise au salarié qui doit le transmettre à son employeur.

Le statut du stagiaire

Pour le salarié en Contrat à Durée Indéterminée

Le salarié en formation a son contrat suspendu mais il prétend comme ses collègues aux congés payés et aux primes que l’employeur peut verser. Il a la possibilité d’exercer des mandats de représentant du personnel ou de délégué syndical puisqu’il est électeur et éligible aux élections professionnelles. Pendant le congé individuel de formation, le stagiaire peut se faire licencier pour les motifs suivants :

• économique ;
• personnel mais non lié à la formation.

Si la formation continue à la suite du licenciement, le financement par l’organisme paritaire peut se poursuivre ou l’allocation chômage peut prendre le relais. (Cf. Financement Pôle emploi).

Pour le stagiaire bénéficiant d’un Contrat à Durée Déterminée

La personne, durant son stage, issue d’un contrat à durée déterminée (CDD) est stagiaire de la formation professionnelle.

Pour le salarié du travail temporaire

Le salarié durant son stage est en mission de formation.

La protection sociale

• Pour le salarié en contrat à durée indéterminée. Si le salarié est rémunéré, il est affilié à la sécurité sociale. Son employeur prend en charge les cotisations sociales mais il est remboursé par l’organisme paritaire. En revanche, si le salarié n’est pas rémunéré, l’Etat prend en charge les cotisations sociales mais il ne peut prétendre à aucune indemnité journalière en cas d’accident du travail.
• Pour le stagiaire issu du contrat à durée déterminée. Les cotisations sociales du stagiaire sont prises en charges par l’organisme paritaire, ainsi il bénéficie des prestations de la sécurité sociale.
• Pour le salarié du travail temporaire. Le salarié intérimaire est affilié aux régimes de la sécurité sociale.

A la suite de la formation

Pour le salarié en contrat à durée indéterminée

A la suite de la formation, l’employeur a pour obligation de réintégrer le salarié à son poste. L’employeur n’a pas à prendre en compte la nouvelle qualification liée à la formation pour obtenir une promotion ou une augmentation de salaire.

Pour le salarié issu du travail temporaire

Le salarié intérimaire peut, s’il le souhaite et si cela est possible, reprendre sa mission interrompue. Si la précédente mission ne peut être reprise, l’entreprise de travail temporaire doit lui proposer une autre mission.

Financement pendant le Congé Individuel de Formation

Quelques généralités pour les salariés en CDI

Lorsque le congé individuel de formation est accepté, cela ne veut pas dire qu’il y a un financement pendant la formation. Il est donc important dès l’accord de votre employeur pour le CIF de mettre en place un dossier de financement. Pour plus de renseignements, il est nécessaire de contacter l’organisme paritaire auquel l’employeur verse sa contribution.

Si le stage est agréé par l’Etat mais non prise en charge par l’organisme paritaire, l’Etat peut prendre en charge cette rémunération.

Où demander le dossier de financement ?

Le dossier est à demander à l’organisme paritaire auquel l’employeur verse ses cotisations. Pour savoir de quel organisme vous dépendez, vous pouvez vous informer :

• auprès des employeurs, pour les entreprises de plus de 10 salariés ;
• auprès de l’inspecteur du travail, pour les entreprises de moins de 10 salariés ;
• dans tous les cas, auprès des représentants du personnel dans l’entreprise où vous travaillez.

Le dossier de financement

Le dossier de financement doit contenir les informations suivantes :

• la nature du stage avec le nom de l’organisme formateur ;
• la durée du stage et le coût du stage ;
• le salaire habituellement perçu par l’intéressé ;
• l’autorisation d’absence de l’employeur.

Si une pièce manque, le dossier ne sera pas traité par l’organisme paritaire. La réponse pour le financement est obtenue sous environ deux mois.

La durée de la rémunération

La durée de financement est généralement identique au congé individuel de formation c'est-à-dire égal à un an ou 1200 heures si celle-ci est à temps partielle. Néanmoins la durée du congé peut être augmentée, c’est alors à l’organisme paritaire de prendre la décision de rémunérer le congé en totalité ou partiellement. La formation infirmière peut être prise en charge jusqu'à deux ans selon les régions et les organismes paritaires.

Les frais pris en charge

Les frais suivants peuvent être pris en charge par l’organisme paritaire ou par l’employeur de façon totale ou partielle selon cet ordre :

• la rémunération mensuelle ;
• le coût de la formation ;
• le coût lié aux transports ;
• le coût lié à l’hébergement.

La réponse du financement par l’organisme paritaire

Si la réponse est positive

Le salaire est maintenu une fois que l’organisme paritaire a donné son accord. Seulement, c’est l’employeur qui verse la rémunération du congé individuel de formation et l’organisme rembourse l’employeur.

Parfois, la rémunération du CIF peut être prise en charge à 90 % du salaire antérieur si la formation est dite « prioritaire ».
Certains organismes paritaires peuvent fixer des taux de rémunération plus avantageux.

Si la réponse est négative

Le refus est soit :

• Définitif : si le stage ne rentre pas dans l’article 931-8-2 du code du travail.
• Temporaire : si l’organisme paritaire ne peut satisfaire toutes les demandes à la fois.

En cas de refus, le salarié peut toujours faire un recours dans les deux mois :

• Auprès de l’organisme, le recours sera gracieux. L’inspecteur du travail pourra intervenir pour annuler ou réviser la décision.
• Auprès du tribunal administratif, le recours sera contentieux. Le tribunal pourra annuler la décision de l’inspecteur du travail.

En cas de refus, les alternatives possibles peuvent être :

• de renoncer au congé individuel de formation ;
• de prendre le congé individuel de formation sans rémunération ;
• une prise en charge par l’employeur d’une partie ou en totalité de la rémunération par le biais du budget formation.

Les financements complémentaires

Au niveau de la bourse, chaque région est souveraine pour accepter ou non, le cumul de la bourse avec la rémunération du congé individuel de formation. Il est donc nécessaire de prendre connaissance des conditions d’attributions de la bourse pour votre région. (Cf. Les bourses du secteur sanitaire et social du Conseil Régional ).

Rémunération des cas particuliers

Pour les salariés en Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Démarche

Le dossier est à envoyer à l’organisme paritaire de l’ancien employeur.

Le barème de financement

Le barème de financement est le même que pour les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI). Seulement, le salaire de référence est le salaire moyen calculé au cours des 4 derniers mois travaillés durant les 12 derniers mois.

Le cumul de l’Allocation Retour à l’Emploi (ARE) avec la rémunération de l’organisme paritaire

Lors de la dérogation, le cumul de la rémunération du congé individuel de formation est possible avec l’allocation de retour à l’emploi. L’indemnité de l’organisme paritaire est alors égale : à la différence entre les 80 % de la moyenne des salaires bruts des 6 mois en CDD et le montant brut de l’allocation chômage.

Pour les salariés du travail temporaire

Démarche

Le dossier de financement est à envoyer aux Fonds d’Assurance Formation du Travail Temporaire (FAF – TT) qui a ses propres règles de financement.

Rémunération

La rémunération ne se fait que pendant les périodes de formation, et elle est équivalente :

• soit au salaire de la mission pendant laquelle la demande a été faite ;
• soit au salaire de la dernière mission, si la demande de financement a été déposée dans les 3 mois suivant la fin de mission.

Les organismes paritaires

Les deux types d’organismes

Deux types organismes paritaires agréés par l’Etat permettent d’obtenir un financement pour le congé individuel de formation. Ce sont :

• les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) ;
• les Organismes Paritaires collecteurs Agréés au titre du Congé Individuel de Formation (OPACIF).

Ces organismes paritaires permettent de financer des congés individuels de formations grâce aux contributions des entreprises. En effet, les entreprises de plus de 10 salariés versent une contribution à un des deux organismes cités plus haut. Tandis que les entreprises de moins de 10 salariés ne peuvent verser leurs contributions qu’aux organismes paritaires collecteurs agréés.

Les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA)

Les organismes paritaires collecteurs agréés ne peuvent obtenir, qu’un des deux agréments suivants :

• soit celui permettant le financement des plans de formations ou de professionnalisatio ; 
• soit celui permettant le financement du congé individuel de formation.

Un OPCA ne peut pas avoir les deux agréments sauf dans certains secteurs tels que l’économie sociale, le spectacle, l’agriculture ou encore le travail temporaire.

Les Organismes Paritaires collecteurs Agréés au titre du Congé Individuel de Formation (OPACIF).

Les organismes paritaires collecteurs agréés au titre du congé individuel de formation ne collectent et gèrent que les fonds de formation destiné au CIF. Ces organismes peuvent être généralement : au niveau régional comme le FONd de GEstion du Congé Individuel de Formation (FONGECIF) ou au niveau de certains secteurs d’activités comme l’Association pour la Gestion du Congé Individuel de Formation (AGECIF).

Quelques organismes paritaires

Le fond de gestion du congé individuel de formation

Le fond de gestion du congé individuel de formation (Fongecif) a des missions spécifiques pour le congé individuel de formation, ce sont de :

• collecter et gérer les contributions des entreprises ;
• inciter les salariés en contrat à durée déterminée ou indéterminée, à mettre en place un congé individuel de formation ;
• définir les priorités, les critères et les échéances pour l’examen des demandes de prises en charge financière ;
• prendre en charge tout ou en partie des dépenses liées à la formation ;
• assurer l’information et le conseil des salariés sur le congé individuel de formation.

La demande de congé individuel de formation est à faire avant la date du concours et donc avant les résultats du concours pour la formation infirmière. Une fois à l’institut de formation en soins infirmiers (IFSI), une attestation de présence est à demander auprès du secrétariat et à transférer au Fongecif au début de chaque mois.

Durant la formation, le Fongecif finance 5 semaines de vacances, le reste des vacances sera sans solde.

• Quelques sites régionaux du Fongecif

Le Fongecif dure un an ou 1200 heures à temps partiel. Seulement, une dérogation sur la durée est possible dans certaines régions.

Pour avoir plus de renseignements, sur ce qui se passe près de chez vous, vous pouvez vous rendre sur le site Internet du Fongecif de votre région.

• Site pour la région Alsace
• Site pour la région Aquitaine
• Site pour la région Auvergne
• Site pour la région Basse Normandie
• Site pour la région Haute Normandie
• Site pour la région Bourgogne
• Site pour la région Bretagne
• Site pour la région Centre
• Site pour la région Champagne-Ardenne
• Site pour la région Ile de France
• Site pour la région Languedoc Roussillon
• Site pour la région Limousin
• Site pour la région Lorraine
• Site pour la région Midi-Pyrénées
• Site pour la région Nord - Pas de Calais
• Site pour la région Pays de la Loire
• Site pour la région Poitou-Charentes
• Site pour la région Provence Alpes Côte d'Azur
• Site pour la région Rhône-Alpes

L’Association pour la Gestion du Congé Individuel de Formation

L’Association pour la Gestion du Congé Individuel de Formation (Agecif) a des missions spécifiques pour le congé individuel de formation, qui sont de :

• collecter et gérer les cotisations versées par les employeurs ;
• accompagner les salariés dans leurs projets individuels de formation en informant, conseillant et orientant ;
• financer des CIF pour les personnes en contrat à durée indéterminée ou déterminée sous réserve des fonds disponibles ;
• prendre en charge les frais liés à la formation partiellement ou totalement.

Le Fond d’Assurance Formation du Travail Temporaire (FAF – TT)

Le Fond d’Assurance Formation du Travail Temporaire (FAF – TT) a pour rôle de conseiller, d’échanger sur les bonnes pratiques pour les entreprises du travail temporaire et les intérimaires. Il a pour missions de :

• accompagner les entreprises et leurs salariés dans des actions de formation ;
• favoriser les partenariats pour développer les compétences et les qualifications des intérimaires ;
• gérer les aspects financiers et administratifs de la formation.

Plus d’informations sur leur site Internet : Site du Fonds d'Assurance Formation du Travail Temporaire. C’est un des organismes paritaires collecteurs agréés qui a le double agrément c'est-à-dire qu’il peut financer aussi bien les congés individuels de formation et les plans de formation ou de professionnalisation.

D’autres organismes paritaires

Il existe d’autres organismes paritaires comme :

• le Fonds national d'Assurance Formation des Salariés des Exploitations et entreprises Agricoles ;
• OPCA de l'économie sociale ;
• OPCA des salariés des professions libérales, des établissements de l'hospitalisation privée et de l'enseignement privé.

A savoir

Dès le début de votre projet, il est important de faire toutes les démarches avant l’obtention de votre concours. En effet, il est nécessaire de se renseigner auprès de votre employeur pour faire votre demande de Congé Individuel de Formation (CIF) et de contacter rapidement l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) dont vous dépendez pour remplir le dossier de financement. Ces démarches prennent du temps, il est important de les mettre en place le plus tôt possible.

Selon les régions et l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA), une exception peut avoir lieu sur la durée de prise en charge. En effet, la formation infirmière fait partie des trois exceptions qui permettent au CIF d’être étendu à 2 ans. Le salaire la seconde année ne peut ne pas être perçu en totalité.

L’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) participe à une partie des frais pédagogiques, au coût de la formation et aux frais annexes tout en maintenant un salaire. Le reste des frais restent à la charge du l’étudiant.

Une fois la fin du CIF et pour la suite de la formation, l’étudiant devra trouver une autre source de financement.

Dans chaque organisme paritaire collecteur agréé (OPCA), des conseillers sont disponibles et formés à ce qui se passe dans votre région. 

L’essentiel

Le congé individuel de formation permet à tous les salariés du secteur privé quel que soit leurs types de contrat d’accéder à un stage de leur choix durant leur vie professionnelle. Des conditions d’ancienneté sont nécessaires dans l’entreprise. La durée du stage est d’un an à temps plein ou 1200 heures à temps partiel. Une durée plus longue peut-être accordée dans certains cas.

Lorsque l’on parle du congé individuel de formation, il n’y a pas de rémunération. Il est donc important de mettre en place une action de financement par le biais des organismes paritaires agréés par l’Etat. Chaque entreprise verse une contribution financière à un des organismes paritaires. Le salarié est chargé d’envoyer à ce dernier son dossier de demande de financement. L’organisme peut ainsi permettre durant une partie ou en totalité de la formation, une prise en charge partielle ou totale du salaire, du coût de la formation et des transports pour chaque salarié.

Bibliographie

• « Tout savoir sur le droit individuel à la formation » - Gérard Roudaut – Studyrama
• « Comment gérer sa formation professionnelle » - Collection les essentiels RF – RF social
• « Formation professionnelle continue mode d’emploi » - Florence Le Bras – Marabout pratique
• « Guide pratique du droit du travail » - Ministère de l’Emploi, de la Cohésion sociale et du Logement

Webographie

• Congé individuel de formation (Vosdroits.service-public.fr)
• Congé individuel de formation (Emploi.gouv.fr)
• CIF & Fongecif comment ça marche ?
• Les organismes paritaires OPCA / OPACIF
• Les organismes paritaires : OPACIF
• Le fongecif
• Fongecif CDD - Ile de France
• Fongecif Bretagne
• CIF intérimaire

Merci à Laury pour sa relecture

Julie HUBERT Rédactrice Infirmiers.com julie.hubert@infirmiers.com