Circulaire DGS/SD5C/DHOS/E2 n° 2001/243 du 30 mai 2001

Circulaire DGS/SD5C/DHOS/E2 n° 2001/243 du 30 mai 2001 relative au bilan standardisé des activités de lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé

Date d'application : immédiate.
Textes de références : article R. 711-12 du code de la santé publique (décret n° 99-1034 du 6 décembre 1999 relatif à l'organisation de la lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé). Arrêté du 17 octobre 2000 relatif au bilan annuel des activités de lutte contre les infections nosocomialesdans les établissements de santé.
Textes abrogés : circulaire DGS/VS/VS2-DH/EO/EO1 n° 2000/400 du 13/07/2000 relative au bilan standardisé des activités de lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé.

Le directeur général de la santé, le directeur de l'hospitalisation et de l'organisation des soins à Mesdames et Messieurs les directeurs des agences regionales de l'hospitalisation (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour attribution]) En application de l'article R. 711-1-2 du code de la santé publique, tous les établissements de santé sont tenus de remplir annuellement le bilan standardisé des activités de lutte contre les infections nosocomiales standardisé défini par l'arrêté du 17 octobre 2000.
L'objet de cette circulaire est de présenter les modalités de recueil, de saisie et d'analyse de ce bilan.

Un groupe de travail a été mis en place pour en élaborer une présentation standardisée et en permettre une analyse simplifiée, réalisable aussi bien à l'échelon départemental, régional que national.
Ce groupe de travail, coordonné par la cellule infections nosocomiales de l'administration centrale, et comprenant des représentants d'établissements de santé, des services déconcentrés (DDASS, DRASS) et des centres de coordination de la lutte contre les infections nosocomiales (C.CLIN), a ainsi élaboré les outils suivants :

- pour les établissements : un masque de saisie du bilan sous Epi-Iinfo, et une fiche technique comprenant un guide de codage et d'aide à la saisie et les modalités de téléchargement et d'installation d'Epi-Iinfo (Annexe 2) ;
- à destination des DDASS et DRASS : une aide à la fusion de fichier sous Epi-Info (Annexe 3).

La DDASS enverra à tous les établissements de santé de son département, sous format papier, le bilan standardisé et la fiche technique comprenant le guide de codage et d'aide à la saisie (Annexe 2) ainsi qu'une copie de la disquette contenant le masque de saisie et le module d'Epi-info permettant la saisie de données.

Les établissements de santé devront recueillir les données correspondantes au bilan des activités 2000 en priorité sur support informatique et les renvoyer à la DDASS, au plus tard à la fin du mois de juin 2001. Les établissements qui auront déjà envoyé leur bilan 2000 devront également en faire la saisie informatique et le renvoyer à la DDASS dans le même délai.
Pour les établissements de santé ne disposant pas des moyens informatiques nécessaires, la DDASS réalisera la saisie à partir des questionnaires papiers renvoyés.

La DDASS suivra le retour des questionnaires remplis par les établissements pour en assurer la meilleure exhaustivité possible et constituer une base de données départementale sous Epi-Info au moyen de la fusion des fichiers (Annexe 3). Elle sera chargée de transmettre celle-ci à la Direction régionale des affaires sanitaires et sociales (DRASS), au plus tard à la fin du mois de septembre 2001.

Le directeur régional des affaires sanitaires et sociales désignera un référent régional, chargé de coordonner le traitement des données et la rédaction de la synthèse régionale, avant le 30 septembre 2001 et communiquera ses coordonnées aux DDASS, au C.CLIN et à l'administration centrale.
La DRASS sera chargée de constituer une base de données régionale sous Epi-Info par l'agrégation des bases départementales au moyen de la fusion des fichiers. Les DRASS doivent tenir à la disposition des C.CLIN les bases de données régionales, en vue de traitements spécifiques utiles à la coordination interrégionale de la lutte contre les infections nosocomiales.
Un module automatisé sera prochainement mis à la disposition des DRASS par l'administration centrale, afin de générer à partir de la base de données régionale, une synthèse régionale standardisée. Le rapport, sur support papier, sera envoyé à la cellule infections nosocomiales du ministère de l'emploi et de la solidarité au plus tard le 20 décembre 2001 et diffusée pour information aux établissements de la région.

Une analyse nationale sera réalisée fin mars 2002 par la cellule infections nosocomiales du ministère de l'emploi et de la solidarité à partir des rapports régionaux standardisés et sera communiquée aux DRASS, ARH, DDASS et C.CLI qui relaieront l'information aux établissements de santé.
Un calendrier des différentes étapes énoncées ci-dessus figure en annexe 1 de la présente circulaire, ainsi qu'un calendrier prévisionnel pour les années à venir.
Un groupe de pilotage de la mise en place du recueil et de traitement des données des bilans standardisés des activités de lutte contre les infections nosocomiales, coordonné par la cellule infections nosocomiales du ministère de l'emploi et de la solidarité, procédera au suivi et à l'évaluation de la procédure décrite dans la présente circulaire.

Nous vous demandons de vous adresser au secrétariat de la cellule infections nosocomiales, tél : 01-40-56-51-38, télécopie : 01-40-56-78-00, pour tout problème d'utilisation du logiciel Epi-Info, et toute difficulté rencontrée pour l'application de cette circulaire.

Pour le directeur de l'hospitalisation
et de l'organisation des soins empêché :
Le chef de service,
J. Lenain

L'adjointe au directeur général de la santé,
C. d'Autume

 

ANNEXE I

Calendrier des étapes de recueil et de traitement des bilans standardisés des activités de lutte contre les infections nosocomiales

ANNEXE II
Fiche technique à l'attention des établissements de santé
Guide de codage et d'aide à la saisie

A partir de l'année 2000, les bilans d'activité (1) des CLIN de tous les établissements de soins (publics et privés) font l'objet d'un traitement informatique.
Les établissements qui ont déjà envoyé leur bilan 2000 doivent également en faire la saisie informatique, comme décrit ci-dessous. La saisie et l'analyse de ces bilans se feront à partir du logiciel Epi-info. La DDASS enverra à chaque établissement de santé une disquette comportant les programmes informatiques nécessaires à la saisie de ses données. Chaque établissement saisit son bilan standardisé et l'envoie à la DDASS de son département. Nous vous rappelons qu'il doit être rempli un seul questionnaire par établissement, quel que soit le nombre de sites. Par ailleurs, chacun des établissements d'une même entité juridique doit remplir un bilan.
Pour utiliser ces fichiers :

Veuillez insérer la disquette dans votre ordinateur. Dans votre poste de travail, double-cliquer sur :

• le programme du logiciel Epi-info se nomme : « Enter.exe » ;

   

   

• le fichier se terminant par .rec est le fichier de saisie, vous ne devez pas modifier le nom de ce fichier ;
• le fichier se terminant par .chk contient tous les programmes de vérification des données. Vous ne devez pas ouvrir ce fichier, ni modifier son contenu, ni le renommer. En effet, toute modification rendra impossible la fusion de votre fichier dans la base de données de votre DDASS ;
• lancer le programme « Enter.exe » présent sur votre disquette en double-cliquant sur le nom du programme ;
• Sous « fichier de données » : taper a:\BS.rec puis taper sur la touche de votre clavier pour la validation ;
• le curseur se positionne devant « choix » : taper alors le chiffre « 1 » puis taper sur la touche « Enter » de votre clavier pour la validation ;
• le curseur se positionne devant « ok » : taper sur la touche « enter » de votre clavier pour la validation. La fiche à saisir apparaît alors. Vous pouvez débuter la saisie de votre questionnaire.

  A la fin de la saisie, le programme vous demande de confirmer l'enregistrement de votre fichier. Taper alors « o » pour oui (l'enregistrement s'effectue, vous retournez au lancement et sortez de celui-ci en tapant sur la touche F 10), « n » pour non et alors vous perdez entièrement votre saisie (il faut alors recommencer la procédure à son début), « esc » pour revenir à la saisie.

  GUIDE DE CODAGE ET DE SAISIE
  1. Codages usuels

  0 : non
  1 : oui
  8 : sans objet
  Saisie vierge : inconnu

  2. Zones de saisies obligatoires

  Certaines variables nécessitent d'être obligatoirement saisies. Vous ne pourrez pas passer à la variable suivante sans saisir une valeur dans la variable obligatoire.

  
  Liste des variables pour lesquelles une saisie est obligatoire :
• « ANNEE »

   

   

• « Dpt »
• « NomEtab »
• « Adresse »
• « Ville »
• « N° Finetab »
• « Type »
• « Statut »
• « PrCLin »
• « Disci »
• « EOH »
• « CME »
• « CSSI »
• « CA »
• « CHSCT »
• « EX1 » à « EX25 »

3. Zones de contrôles

Si vous répondez par « n » (pour non) à certaines questions, vous n'avez pas accès aux zones de saisie des questions conditionnelles qui sont devenues sans objet. Vous passez directement à une autre question non liée à la réponse faite : c'est un saut (appelé « jump » sous épi-info).
Liste des sauts :

4. Liste des questions ayant une réponse dans un menu déroulant

 

Le menu déroulant apparaît lors de la saisie lorsque vous tapez F9 sur la variable correspondant à cette question :

• type de l'établissement : « type » ;
• statut de l'établissement : « statut » ;
• discipline du président : « disci » ;
• présentation pour avis à la CME : « CME » ;
• présentation pour avis à la CSSI : « CSSI » ;
• objectifs 1, 2, 3 et 4 réalisés cette année : « obj1rea », « obj2rea », « obj3rea », « obj4rea » ;
• présentation au CA : « CA » ;
• présentation au CHSCT : « CHSCT » ;
• antibioprophylaxie chirurgicale : « protophylaxie » ;
• fontaines réfrigérantes : « FontRefrig » ;
• postes de lavage des mains en chirurgie : « PostLav » ;
• réseau d'eau chaude sanitaire : « ResSan » ;
• surveillance de l'air : « SurAir ».

5. Particularités selon les questions, règles de codage

Question sur l'organisation de l'équipe opérationnelle d'hygiène (page 4 du questionnaire).
Pour chacun des items proposés coder par « y » (yes) si la réponse est entourée, et par « n » (no) si la réponse n'est pas entourée.
Indiquez l'organisation formelle de l'équipe
opérationnelle d'hygiène (entourer
la ou les réponses exactes) :

Pour toute réponse entourée, coder « y » sinon, coder « n »

Exemples :
1. Service d'hygiène
2. Département d'hygiène
3. Unité fonctionnelle d'hygiène
Question sur la présentation du programme et rapport d'activité pour avis (pages 4 et 5).
Coder
Coder
par 0 pour aucun des deux,
par 1 pour programme seul,
par 2 pour rapport seul,
par 3 pour programme et rapport,
par 8 si question sans objet.

Exemple :

La réponse peut être sélectionnée dans le menu déroulant après avoir tapé sur la touche F9 de votre clavier.
Question sur l'évaluation des objectifs prioritaires du programme de l'an passé (page 5).
Pour chaque objectif, coder :
Pour chaque objectif, coder :
par 0 pour « non ».
par 1 pour « oui ».
par 2 pour « en partie ».
La réponse peut être sélectionnée dans le menu déroulant après avoir tapé sur la touche F9 de votre clavier.
Question sur la prévention des risques infectieux liés à l'environnement (page 6).
Coder
Coder
par 1 pour « oui, avec un seuil d'alerte défini »,
par 2 pour « oui, sans seuil d'alerte défini »,
par 0 pour « non »,
par 8 pour « il n'y a pas de fontaines réfrigérantes » ainsi que pour « il n'y a pas de chirurgie » et « il n'y a pas de secteur concerné ».
La réponse peut être sélectionnée dans le menu déroulant après avoir tapé sur la touche F9 de votre clavier.
Question sur la prévention des risques infectieux (page 7).
Le codage est le suivant pour toutes les cases de ce tableau :
Coder
Coder
par 0 pour non,
par 1 pour oui,
par 8 pour sans objet.

Exemple :

Attention : la case « existants » doit comporter la réponse « 1 » pour accéder aux 4 dernières cases.

Téléchargement et installation d'Epi-Info

1. Lancer votre navigateur internet (netscape ou internet explorer).
2. Aller sur le site d'Epiconcept d'où vous pourrez télécharger le logiciel et avoir de multiples informations sur celui-ci, à l'adresse suivante :
http://www.epiconcept.fr/html/downloads.html.
3. Puis cliquer sur : epiinfo 6.04dfr.exe (5.08MB). Vous pouvez également directement télécharger le logiciel en rentrant l'adresse suivante :
http://www.epiconcept.fr/fichiers/epi604dfr.exe dans votre navigateur.
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

ANNEXE III
à destination des ddass et des drass
aide à la fusion des bases de données
sous le logiciel epi-info

Voici les différentes étapes pour la réalisation des fusions des fichiers « .rec » que vous recevez de la part des établissements :

Etape :

• lancer le programme Epi-Info ;

sélectionner le menu « programmes », puis « merge fusion de fichier ».

Etape 2 :

• sous la ligne fichier 1 : taper le nom du fichier « .rec » que vous voulez inclure dans votre base de données existante ;
• sous la ligne fichier 2 : taper le nom du fichier « .rec » qui vous sert de base de données.

N.B. : entrer un nom de fichier signifie indiquer le chemin d'accès entier à ce fichier. Par exemple, pour le fichier 1, si son support est une disquette, veuillez saisir « a:\ nom de fichier » puis appuyer sur la touche « entrée », le nom du fichier à sélectionner apparaîtra alors. Pour le fichier 2, taper « c:\ puis le chemin d'accès à votre fichier.rec qui vous sert de bases de données.

• sous la ligne Nouveau Fichier : taper le nom du nouveau fichier créé par la fusion des fichiers 1 et 2.

N.B. : le fichier 1 et le nouveau fichier ne peuvent pas avoir le même nom de fichier.
Etape 3 :
Sélectionner « Concat. » dans le menu « option de fusion » puis taper sur « entrée ». Puis valider en faisant Entrée sur « OK ». La fusion s'effectue alors et votre nouveau fichier se crée dans le répertoire que vous lui avez attribué. La somme du volume de chaque fichier à fusionner n'est pas égale au volume du fichier résultant de la fusion.
Exemple pour les DDASS :
Lorsque vous possédez 2 fichiers contenant les données de 2 établissements, vous pouvez débuter la fusion.
Fichier 1 : saisir « a : » puis taper sur « entrée », enfin sélectionner le fichier « .rec »,
ou saisir « c : puis le chemin d'accès à ce fichier (si vous l'avez enregistré sur votre disque dur) » puis taper sur .
Fichier 2 : répéter la manoeuvre.
Nouveau fichier (fusion 1 + 2) : taper le chemin d'accès où va se trouver ce fichier puis son nom qui pourra être : DD2.rec (vous remplacerez « » par le numéro du département de votre DDASS). A la deuxième fusion, le fichier 1 sera le fichier .rec du nouvel établissement à fusionner dans votre base de données et le fichier 2 à sélectionner sera « DD2.rec » et le nouveau fichier deviendra « DD3.rec » et ainsi de suite.
Lorsque toutes les fusions seront réalisées, le numéro final de votre nom de fichier « DD...rec » correspondra au nombre total d'établissements dans votre base de données. En effet, les 3 noms de fichier (fichier 1, fichier 2, nouveau fichier) doivent être obligatoirement différents.
Exemple pour les DRASS :
Lorsque vous possédez 2 fichiers contenant les données de 2 DDASS, vous pouvez débuter la fusion.
Fichier 1 :

saisir « a : » puis taper sur « entrée », enfin sélectionner le fichier « .rec » (qui se nommera par exemple « 075DD126.rec ». pour la DDASS de Paris qui aurait 126 établissements dans sa base de données),

ou

saisir « c : puis le chemin d'accès à ce fichier (si vous l'avez enregistré sur votre disque dur) » puis taper sur .

Fichier 2 : répéter la manoeuvre avec un autre fichier de DDASS (par exemple 074DD87.rec).
Nouveau fichier (fusion 1+2) : taper le chemin d'accès où va se trouver ce fichier puis son nom qui pourra être : DR. 2.rec (vous remplacerez « » par le numéro du département de votre DRASS). A la deuxième fusion, le fichier 1 sera le fichier.rec de la nouvelle DDASS à fusionner dans votre base de données, le fichier 2 à sélectionner sera « DR. 2.rec » et le nouveau fichier deviendra « DR. 3 » et ainsi de suite. Lorsque toutes les fusions seront réalisées, le numéro final de votre nom de fichier « DR...rec » correspondra au nombre total de DDASS dans votre base de données.

Téléchargement et installation d'Epi-Info

1. Lancer votre navigateur internet (netscape ou internet explorer).
2. Aller sur le site d'Epiconcept d'où vous pourrez télécharger le logiciel et avoir de multiples informations sur celui-ci, à l'adresse suivante :
http://www.epiconcept.fr/html/downloads.html.
3. Puis cliquer sur : epiinfo 6.04dfr.exe (5.08MB). Vous pouvez également directement télécharger le logiciel en rentrant l'adresse suivante :
http://www.epiconcept.fr/fichiers/epi604dfr.exe dans votre navigateur.
(1) Arrêté du 17 octobre 2000 relatif au bilan annuel des activités de lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé.